Jakie dokumenty należy archiwizować na SKP

[pn4]

witam

 

jakie dokumenty nalezy przechowywac na oskp po badaniach technicznych

[fox]

Wszystkie związane z BT, czyli: zaświadczenia, DIP, sam, ODZ a i nie które kserokopie dokumentów związane z UDT, ADR itd.

[pn4]

Wszystkie związane z BT, czyli: zaświadczenia, DIP, sam, ODZ a i nie które kserokopie dokumentów związane z UDT, ADR itd.

 

tzn. moze to byc rejestr z dadan technicznych w komputerze i zaswiadczenia w komputerze czy po kazdym badaniu nalezy wydrukowac zaswiadczenie z badania i wpinac np. w segregator

[Norbert Jezierski]

Ja jestem za tym, żeby każdy dokument przechowywać - jako kopię - w segregatorze.

Kolor tuszu stempla, kolor długopisu itp. mało istotne sprawy mogą uratować diagnoście cztery litery.

Komputerek może się zepsuć, kopie mogą nie być robione itd.

 

Słowem - każdy sobie rzepkę skrobie, ale lepiej wiedzieć za dużo niż za mało ...

[rurek777]

ja prowadzę rejestr książkowy i wszystkie zaświadzczenia drukuję 2 razy i do szafy.

[Norbert Jezierski]

ja prowadzę rejestr książkowy[...]

A tego to osobiście nie pochwalam. Ale to też jakaś forma zabezpieczania swojej pracy. Tylko ile niepotrzebnego pisania ...

[Piotr Barczuk]

Wszystkie związane z BT, czyli: zaświadczenia, DIP, sam, ODZ a i nie które kserokopie dokumentów związane z UDT, ADR itd.

 

A z czego to wynika? Pytanie było raczej o kopie "wymagane w archiwum" a takie to IMHO tylko skierowania z WK np. na nabicie numerów etc. Idąc tropem "wszystko" to trzeba byłoby jeszcze przechowywać kopie z brief, instrukcji serwisowych etc.

[rurek777]

ja prowadzę rejestr książkowy[...]

A tego to osobiście nie pochwalam. Ale to też jakaś forma zabezpieczania swojej pracy. Tylko ile niepotrzebnego pisania ...

to są stare nawyki ale komputer też mam

[Jacdiag]

szybciej (i łatwiej) zrobić ksero/skan DR

i zapisać na płycie CD/RW

[Bogusław Maćkowski]

(Dz. U. z 2003r. Nr 227, poz. 2250 z późn. zm.)

 

§ 11. 1. Stacje kontroli pojazdów oraz okręgowe stacje kontroli pojazdów, o których mowa w art. 83 ust. 4 ustawy, zwane dalej "stacjami", prowadzą rejestr badań technicznych pojazdów, zwany dalej "rejestrem", w systemie informatycznym, w którym zamieszczają dane i informacje o wykonanych badaniach technicznych i innych czynnościach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu. Wzór rejestru badań technicznych pojazdów i innych czynności określa załącznik nr 7 do rozporządzenia.

 

To oznacza, iż wszystkie dokumenty zawarte w rejestrze jak np. zaświadczenia z badań pozytywne/negatywne, DIP, VAT, GAZ itp są przechowywane w formie elektronicznej.

 

Odrębne przepisy określają sposób archiwizacji i zabezpieczenia dokumentów elektronicznych.

 

Nie ma żadnego obowiązku przechowywania dokumentów papierowych z wyjątkiem zastrzeżeń określonych w rozporządzeniach np. do wniosku o SAM należy dołączyć zdjęcia i szkic projektowy więc trzeba to zabezpieczyć albo decyzje Prezydenta na nadanie nowej cechy identyfikacyjnej lub tabliczki znamionowej.

 

A także gdy starosta wyda specjalne zalecenia np. jako ochronę diagnosty zabezpieczać homologacje do potrzeb VAT albo protokoły UDT albo w indywidualnych sprawach dokumenty niezbędne do porównania stanu faktycznego.

 

Natomiast nie jest racjonalnie i ekonomicznie uzasadnione by druki DIP czy zaświadczenia drukować skoro można pełną treść podejrzeć w wersji elektronicznej w systemie prowadzonym informatycznie.

 

Jeśli kogoś stać proszę bardzo. Natomiast jeśli prawidłowo funkcjonuje zabezpieczenie baz danych również na nośnikach zewnętrznych to dane informatyczne nie mają prawa zniknąć. Tę kwestie regulują odrębne przepisy jak zabezpieczać taki rejestr informatyczny.

[Norbert Jezierski]

Natomiast nie jest racjonalnie i ekonomicznie uzasadnione by druki DIP czy zaświadczenia drukować skoro można pełną treść podejrzeć w wersji elektronicznej w systemie prowadzonym informatycznie.

Często jest tak, że na dwoje babka wróży ...

 

Znając niefrasobliwość osób obsługujących ów systemy informatyczne w zakresie dbałości o wykonywanie regularnych kopii pozwalam sobie mieć inne zdanie w tej materii ...

 

Wydrukowanie kopii zaświadczeń może dodatkowo zaprocentować odsunięciem od siebie podejrzeń dotyczących fałszowania dokumentów (kolor tuszu, kolor pieczątek, podpisy). Ilu z Was ufa swoim zmiennikom ? Zmiana czegokolwiek w systemie informatycznym może być mniej problematyczna niż fałszerstwo zaświadczeń. Zawsze też można uszkodzić kopie bezpieczeństwa, może zginąć cały komputer itp.

 

Gdybam i dywaguję teraz, ale czasem tak lubię pofantazjować

[Psuj]

Zawsze też można uszkodzić kopie bezpieczeństwa, może zginąć cały komputer itp.

 

Można spalić papierowe archiwum

 

Dla chcącego nic trudnego.

 

Jeśli kogoś stać proszę bardzo.

 

Dokładnie, nie ma przecież w tym nic złego, kiedyś też tak robiłem ale mojego ówczesnego szefa trochę denerwowało, że w drukarce atramentowej wymieniałem 2-3 pojemniki na miesiąc (niby tanie, ale jednak) a potem jak miałem laser to toner wytrzymał pół roku (miał wytrzymać prawie 2 lata).

 

 

Jeśli będzie zła wola to żadne zabezpieczenia nie pomogą

 

Ja mam codzienne - archiwum na CD (sześć na tydzień), trzy kopie na kompie na stacji, jedna przez sieć na kompie na sklepie, co miesiąc wydruk rejestru na papier i do segregatora, i co dwa tygodnie przy okazji przekazania do WK kopia idzie do mnie na poczte i na twardy dysk do kompa w domu.

 

Nawet jakby mi firmę zmiotło z powierzchni to mam w domu

[rurek777]

to teraz powiedzcie kto za takie zabezpieczenia kopie archiwa czy diagnosta czy właściciel skp czy może jakiś wynajęty informatyk ja jestem cienki w kompuetrach więc wszystko drukuje

[Psuj]

kto za takie zabezpieczenia

 

W moim mniemaniu właściciel i kierownik stacji lub osoba upoważniona przez właściciela.

[rurek777]

no to mam spokój bo ani właścicielem nie jestem ani kierownikiem ale staram się mieć kopie dok. ale tego tuszu to idzie

[Bogusław Maćkowski]

Wy to jednak potraficie mnie zmobilizować przed snem.

 

Znając niefrasobliwość osób obsługujących ów systemy informatyczne w zakresie dbałości o wykonywanie regularnych kopii pozwalam sobie mieć inne zdanie w tej materii ...

 

to teraz powiedzcie kto za takie zabezpieczenia kopie archiwa czy diagnosta czy właściciel skp czy może jakiś wynajęty informatyk

 

Założyłem, iż diagnosta jest osobą odpowiedzialną i przewidującą. Domniemam, że jest kierowcą więc musi być przewidujący.

 

A skoro jest odpowiedzialny i przy zamknięciu programu ma automatyczne archiwum w 3 niezależnych miejscach w tym 1 na nośniku zewnętrznym więc ma codziennie prawidłowo zabezpieczoną bazę. Norbercie toć trzeba ufać ludziom. Owszem zdarzył się w promilach przypadek iż diagnosta wykradł hasło innego diagnosty i się pod niego podszył ale program wszystko odnotowuje i można to udowodnić. Ten diagnosta już ma inne hasło i go nie ujawnia zmiennikowi. Poza tym promile to nie ogół.

 

Można się wzorować na skoro już zmobilizowaliście mnie do odnalezienia przepisów o archiwizacji systemów informatycznych.

 

Dziennik Ustaw z 1999 r. Nr 112 poz. 1319 z późn. zm. Korzystajcie Panowie, gdyż o tej godzinie znaleźć wersje jednolitą w moim prywatnym komputerze akurat tego przepisu graniczyło z cudem.

 

ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

 

z dnia 22 grudnia 1999 r.

 

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

 

(Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r.)

 

Rozdział XVI

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 53. ust. 2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.

 

§ 54. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,

4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.

4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).

5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

 

Podsumowując za archiwizacje dokumentów odpowiada pracownik informatyk lub przeszkolony w tym zakresie diagnosta. Nie opowiadajcie o konieczności ukończenia kursów informatycznych. naciśnięcie zamknij program i automatycznie archiwizuj nie wymaga nawet minimalnej wiedzy informatycznej. Ustawienia programu dokonuje informatyk.

 

Jak czytaliście są 3 ścieżki np. 1. na dysku C:\ 2. na dysku D:\ 3. na dysku E:\ NAGRYWARKA CD RW na każdy dzień z osobna lub PEN DRIVE przynajmniej dwa naprzemiennie. Niektórzy stosują SERWER.

Wspomniane przepisy wymagają by jedno zabezpieczenie było w oddzielnym pomieszczeniu.

 

Panowie jeśli będziecie co i jakiś czas rozpakowywać paczkę ZIP i zobaczycie, iż pliki dbf są aktualne nie ma mocnych.

 

Zabezpieczenie 3 niezależnych ścieżek potrafi przewidzieć "zjedzenie dysku C:" przez wirusa. Kradzież komputera czy pożar bo są jeszcze w oddzielnym pomieszczeniu płyty, Pen Drive lub serwer. Panowie te zabezpieczenia może zniszczyć tylko samolot spadający na całe przedsiębiorstwo. Ale już niektórzy informatycy nawet to przewidzieli i robią archiwum raz w tygodniu na niezależnym serwerze znajdującym się w innym mieście.

 

Do tego muszą być programy antywirusowe.

 

Taka archiwizacja baz danych o badaniach technicznych powoduje, iż normalnie mucha nie siada.

 

Owszem jak ktoś chce to niech sobie dodatkowo drukuje. Życzę powodzenia w wklepywaniu danych od października 2001r. bo od wtedy jest taki obowiązek. O wiele prościej jest po pożarze, wirusie, kradzieży wgrać spakowaną bazę danych jednym kliknięciem, gdy zjawi się Kowalski po odpis z badania bo mu dowód rejestracyjny zaginął.

[thefilinek]

Troszkę odkopię temat. Czy w 2021r drukujecie i przetrzymujecie gdzieś w formie papierowej zaświadczenia z okresowych badań technicznych?

Jeśli tak to jak długo trzymacie je w szafie? Co później z nimi robicie?

[adam1501]

A po co? To pozostałość po zmianie rejestrów papierowych na elektroniczne i archiwizacji danych (taka papierowa kopia rejestru). Nigdy nie wymagana i zbędna, a w przypadku systemu CEP w ogóle bez racji bytu.

[Mecher]

Godzinę temu, thefilinek napisał:

przetrzymujecie gdzieś w formie papierowej zaświadczenia z okresowych badań technicznych

Nie, ale to chyba nie o zaświadczenia, a raczej dzienne podsumowania chodziło, bo takie się zbierało (rodzaj badania, usterki, rodzaj pojazdu i jego dane, dodatkowe wymagania, protokoły/decyzje na urządzenia dozorowe ...)

[adam1501]

W dniu 10.11.2021 o 19:00, Mecher napisał:

raczej dzienne podsumowania chodziło, bo takie się zbierało

Nigdy nie było to wymagane. Nawet jak były rejestry papierowe to nikt nie wykonywał ich w kilku kopiach dla bezpieczeństwa. Przechowywało się rejestry przez okres pięciu lat a starsze niszczono.

[Mecher]

2 godziny temu, adam1501 napisał:

Przechowywało się rejestry przez okres pięciu lat

Przechowywało czy zbierało, jedna sabaka

[adam1501]

Od 2004 roku, jak dobrze pamiętam, weszły systemy informacyjne, które pozwalały na cyfrowe archiwizowanie rejestru i jego przechowywanie.

A tu nagle:

W dniu 10.11.2021 o 17:27, thefilinek napisał:

w 2021r drukujecie i przetrzymujecie gdzieś w formie papierowej zaświadczenia

W 2014 zamykałem SKP - za ostatnie 5 lat rejestr na pendrive do magistratu i po zawodach.

[Jacdiag]

19 minut temu, adam1501 napisał:

A tu nagle:

Tylko 13 years later...

W dniu 10.11.2021 o 17:27, thefilinek napisał:

odkopię temat.

[thefilinek]

Czyli rozumiem, że po każdym BT nie drukujecie nic jeśli klient nie wymaga? Kończycie BT w programie, wysyłacie do CEPIK i tyle? Na koniec dnia trzeba coś drukować?

To co w takim razie należy przetrzymywać przez 5 lat?

Przepraszam za banalne pytania ale jestem świeży i nie wiem co i jak dokładnie. Pracuje na SKP gdzie po każdym BT drukuje się jedną kopie zaświadczenia i wkłada do segregatora.  Zaczęło mnie to zastanawiać dlaczego postanowiłem odkopać temat. Proszę o wyrozumiałość 😉

[adam1501]

5 godzin temu, thefilinek napisał:

Czyli rozumiem, że po każdym BT nie drukujecie nic jeśli klient nie wymaga?

Zaświadczenie dla klienta to rzecz święta i nie interesuje mnie co on z nim zrobi. Dostaje do łapy i szerokiej drogi.

5 godzin temu, thefilinek napisał:

Na koniec dnia trzeba coś drukować?

Nie trzeba.

5 godzin temu, thefilinek napisał:

Pracuje na SKP gdzie po każdym BT drukuje się jedną kopie zaświadczenia i wkłada do segregatora.

Stare przyzwyczajenie nie mające żadnego sensu i podparcia w prawie poza stratą papieru i miejsca w segregatorze.

§5 Dz.U. 776:

"...4. Dane i informacje o wykonanych badaniach technicznych pojazdów i innych czynnościach związanych z dopuszczeniem pojazdu do ruchu niezwłocznie po ich wykonaniu zamieszcza się w rejestrze i przechowuje w nim przez okres 12 miesięcy. Po upływie tego okresu dane i informacje archiwizuje się na nośniku informatycznym i przechowuje przez okres 5 lat.