czy macie służbowy samochód

[kowal]

Jak użytkować służbowe samochody ?

Efektywne wykorzystanie floty samochodowej zależy w dużej mierze od polityki flotowej. Prawidłowo przygotowana i prowadzona, reguluje wszystkie kwestie związane z firmowymi autami. Co powinien wiedzieć przedsiębiorca-manager, a co pracownik-kierowca?

Samochód służbowy jest narzędziem pracy - jest więc obiektem wzajemnych relacji pomiędzy przedsiębiorstwem, a jego pracownikiem - kierowcą. Jest również dobrem - własnością przedsiębiorcy. Będąc narzędziem złożonym, generuje koszty. Te koszty mają znaczenie proporcjonalne do rozmiary floty samochodów służbowych. Kwestią strategiczną staje się optymalna organizacja reguł ich użytkowania.

Polityka flotowa reguluje te zasady. Są to prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy oraz zasady postępowania użytkownika samochodu służbowego w określonych sytuacjach - awarii bądź kolizji drogowej. W zakresie polityki flotowej mieści się również sama kwestia doboru floty do działalności firmy oraz zasady przydzielania samochodów pracownikom.

Dla kogo auto firmowe ?

Korzystnym rozwiązaniem jest precyzyjne określenie klas i parametrów samochodów służbowych przysługujących poszczególnym pracownikom.

- Dzięki doświadczeniu w pracy z naszymi klientami, wiemy, że najrozsądniejszym rozwiązaniem jest jasne sprecyzowanie, którym pracownikom przysługuje jaki samochód - tłumaczy Tomasz Matujewicz, Kierownik Działu Obsługi Klienta w LeasePlan Fleet Management (Polska). - Auta można przyporządkować według ich wartości lub klasy. W przypadku rozdzielania według ceny istnieją różne możliwości, tzn. można określić cenę netto, brutto, przed rabatem, po rabacie, z akcesoriami czy wyposażeniem. Jednak taki model, ze względu na często zmieniające się ceny nowych aut w naszym kraju, jest związany z koniecznością częstego uaktualniania polityki flotowej. Dlatego też rekomendowanym przez nas rozwiązaniem jest przydzielenie klas aut poszczególnym grupom pracowników, gdyż zapewnia ono z jednej strony uporządkowanie kwestii, z drugiej strony zapewnią firmie niezbędną elastyczność np. Przedstawiciel Handlowy - klasa Opel Combo, silnik diesel o pojemności 1,3, Dyrektor Handlowy - klasa Ford Mondeo, silnik diesel o pojemności 2,0.

Ważnym elementem są zasady wymiany firmowych pojazdów. Należy tutaj określić do jakiego wieku bądź przebiegu auta mają być używane. Niezależnie od tego czy pojazdy są leasingowane czy też są własnością firmy, najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie zamiennie wieku oraz przebiegu, po osiągnięciu, którego samochód zostanie wymieniony np. 150 tys. km lub 3 lata.

Prywatny samochód służbowy

Jedną z najważniejszych kwestii związanych z użytkowaniem samochodów firmowych jest doprecyzowanie kto i w jaki sposób może z nich korzystać, np. czy auto może być użytkowane prywatnie. Z racji tego, że polityka flotowa powinna mieć charakter formalnego dokumentu - regulaminu, firma powinna zawrzeć klauzulę, która wyłączy niepożądane formy korzystania. Z polityki flotowej powinny więc jasno wynikać zakazy używania firmowych aut np. w rajdach czy też do dodatkowej formy zarobkowej.

Jeśli chodzi o korzystanie z firmowych aut prywatnie, to należy dokładnie określić na jakich zasadach powinno się ono odbywać. Użytkowanie samochodów służbowych "po godzinach" oznacza dłuższy czas użytkowania pojazdów, a więc automatycznie - wyższe koszty. Dłuższy czas użytkowania oznacza również większą szkodowość, a więc wyższe stawki ubezpieczenia i kwoty udziałów własnych. Wzmożona eksploatacja zmniejsza wartość aut przy odsprzedaży. Niebagatelne są również dodatkowe koszty paliwa oraz eksploatacji (przeglądy, naprawy, opony). Jeśli Klient decyduje się na udostępnianie samochodów służbowych "po godzinach", to powinien liczyć się także ze zwiększeniem ryzyka awarii i wypadków. Zgadzając się, nie ma możliwości pełnej kontroli wydatków na paliwo. Jeśli chodzi o zakres używania samochodów, to w polityce flotowej często określane jest państwo na terenie, którego można użytkować pojazd. Praktyką jest zezwalanie na korzystanie z auta na terenie Polski, a w przypadku wyjazdu za granicę, konieczność uzyskania zgody przełożonego.

- Jeśli firma posiada w swojej flocie tzw. samochody pulowe, to warto uregulować kto i w jakim zakresie może z nich korzystać - tłumaczy Tomasz Matujewicz z LeasePlan. - Tak samo jak w przypadku samochodów "imiennych", powinno się tu wskazać, czy inni pracownicy mogą z nich korzystać.

Polityka tankowania

Standardem jest już obecnie korzystanie przy tankowaniu z kart paliwowych. Udostępniając pracownikom firmowe pojazdy do użytku prywatnego można zaznaczyć, że firmowej karty paliwowej nie można używać do tankowania w celach prywatnych. Skutecznym rozwiązaniem jest wprowadzenie cezury czasowej, która określa np., że korzystać z karty paliwowej nie wolno od piątku od godziny 18.00 do godziny rozpoczęcia pracy w poniedziałek.

- Wszystko zależy jednak od pozycji zajmowanej przez danego pracownika - zauważa Tomasz Matujewicz z LeasePlan. - Są bowiem firmy, w których samochód służbowy jest traktowany nie tylko jako narzędzie pracy, ale i jako dodatkowy benefit dla pracownika. To, w jakim zakresie auto będzie narzędziem, a w jakim będzie dla pracownika również bonusem, zależy od polityki kadrowej firmy oraz pozycji pracownika w hierarchii zawodowej w danej firmie.

W polityce flotowej firma może również doprecyzować kwestie rodzaju paliwa, jakie jest tankowane do jej samochodów. Z punktu widzenia pracowników bardziej korzystne może być tankowanie droższych paliw klasy premium, gdyż uzyskują oni od koncernów paliwowych np. większą ilość punktów w programach lojalnościowych. Dla firmy jest to jednak działanie nieracjonalne z ekonomicznego punktu widzenia, bowiem różnica w cenie paliw klasy premium w stosunku do zwykłego paliwa nie przekłada się na aż tak znaczne korzyści płynące ze stosowania tego rodzaju paliw.

Stosowanie kart paliwowych wymaga również uregulowania procedury postępowania kierowcy w przypadku uszkodzenia karty. Istotne jest przejrzyste wskazanie w jaki sposób pracownik ma wówczas uregulować płatność za paliwo. Uregulowana powinna być także kwestia tankowania samochodu zastępczego, kiedy nie można posługiwać się kartą paliwowową przyporządkowaną konkretnemu pojazdowi.

Kolejnym elementem są inne zakupy dokonywane za pośrednictwem karty paliwowej. W polityce flotowej należy określić za co, poza paliwem, można płacić kartą.

 

Tomasz Podolak

Michał Jankowski

[Darek :-)]

Co do służbowych samochodów to mam swoje zdanie, a mianowicie są to najbardziej zaniedbane i niebezpieczne samochody na polskich drogach. Dlaczego? Własnie dlatego, że taki samochód służy tylko do jazdy i żadko się zdarza aby był w dobrym stanie technicznym. Jeżdzą nimi ludzie różnego pokroju, młodzi narwani z ciężką nogą i starsi którzy też za wiele nie odstają od poprzedników. W dużych firmach transportowch flota samochodów dostawczech lub wanów przeważnie istnieje 3 lata i znika. Na ich miejsce przychodzą nowe auta i koło się zamyka.

Zresztą na pewno widzicie na drogach lub nawet do was przyjeżdzają na przeglądy takie samochody. Trzy letnie autka wyglądają na 10 letnie i może starsze. Nie powiem ale i też się od czasu do czasu zjawi naprawdę zadbany pojazd ale to żadko.

Samochody słyżbowe służące do przewozów prezesów, dyrektorów i takich tam są zawsze zadbane i na prawdę pomimo dużej ilości kilomerów wyglądają naprawdę dobrze. W końcu wiozą szefów - to nie furmanka.

 

Darek